Für wen
Für Unternehmen, die KI gemeinsam verantworten.
OTRIX ist für mittelständische Unternehmen gemacht, in denen KI schon genutzt wird, aber niemand eine eigene Compliance-Abteilung dafür hat. Geschäftsführung, Fachbereiche, IT, Datenschutz und alle Mitarbeitenden arbeiten auf derselben Grundlage.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
KI ist da.
Die Ordnung fehlt noch.
Vier Situationen, die viele mittelständische Unternehmen kennen.
Copilot wird ausgerollt. Mit welchen Daten eigentlich?
Die Lizenzen sind da, die Regeln fehlen. Jeder entscheidet selbst, was er hochlädt.
Im Team laufen private KI-Konten.
So entsteht Schatten-KI: Niemand weiß, welche Tools wofür im Einsatz sind und welche Daten dabei das Haus verlassen.
Der Datenschutz erfährt als Letzter davon.
Prüfungen laufen auf Zuruf, Entscheidungen sind nirgends dokumentiert.
Die Geschäftsführung soll entscheiden. Auf welcher Grundlage?
Es gibt keine Übersicht, was beantragt, geprüft und freigegeben ist.
Rollen
Acht Rollen, ein gemeinsamer Stand.
OTRIX zwingt nicht alle in dieselbe Aufgabe. Jede Rolle sieht, was sie braucht, und nur das, wofür sie berechtigt ist.
Mitarbeitende
„Was darf ich nutzen?“
- Tools und erlaubte Daten nachsehen
- Einsatz beantragen
- Nutzung oder Bedenken melden, ohne Nachteile
Fachbereiche
„Wie bringe ich eine KI-Idee ein?“
- Antrag stellen und Rückfragen beantworten
- Stand jederzeit sehen
- KI-Ansprechpersonen helfen in der Abteilung
Head of AI
„Wie bringen wir KI voran?“
- Alle Vorhaben und Tools im Blick
- Inhalte im KI-Kompass pflegen
- Entscheidet nicht über eigene Vorhaben
KI-Governance
„Haben wir den Überblick?“
- Oft KI-Beauftragte oder KI-Office
- Register und KI-Kompass pflegen
- Prüfungen steuern, Tools freigeben
Compliance und Risiko
„Ist das rechtlich und betrieblich vertretbar?“
- Einordnung nach der KI-Verordnung bestätigen
- Risiken bewerten und behandeln
- Restrisiken im Rahmen der Befugnis akzeptieren
Datenschutz und IT-Sicherheit
„Wo leiste ich meinen Prüfbeitrag?“
- Zugewiesene Prüfungen bearbeiten
- Rückfragen stellen
- Risiken einschätzen, Maßnahmen vorschlagen
Geschäftsführung
„Wo muss ich entscheiden?“
- Entscheiden bei Hochrisiko-KI und hohen Risiken
- KI-Richtlinie freigeben
- Managementbewertung
Revision und Audit
„Lässt sich das nachvollziehen?“
- Entscheidungen und Begründungen einsehen
- Verlauf und Änderungen nachvollziehen
- Nachweise im Einzelfall prüfen
Die Bezeichnungen passen Sie an Ihre Organisation an, etwa „KI-Office“ statt „KI-Governance“. Was jede Rolle darf, ist fest und in allen OTRIX-Umgebungen gleich.
Und der Betriebsrat? Er ist keine eigene Rolle in OTRIX. OTRIX unterstützt Sie aber dort, wo er einzubinden ist: Für Gespräche mit ihm erhalten Sie eine Übersicht, welche Daten OTRIX über Mitarbeitende speichert. Bei Hochrisiko-KI am Arbeitsplatz erinnert die Checkliste der Betreiberpflichten an die Information der Beschäftigten und ihrer Vertretung (Art. 26 Abs. 7 KI-Verordnung).
Typische Anlässe
Wann OTRIX für Unternehmen relevant wird.
Ob Sie gerade Regeln aufbauen oder schon mehrere KI-Vorhaben steuern: OTRIX setzt dort an, wo Sie stehen.
KI im Büroalltag
Textassistenten, Übersetzer und Meeting-Tools sind im Einsatz. Es braucht klare Regeln, welche Daten erlaubt sind.
Neue KI-Funktionen in vorhandener Software
Office-Pakete, CRM oder ERP bringen KI mit. Sie soll bewertet werden, bevor alle sie nutzen.
Eigene KI-Vorhaben
Ein Chatbot für Kunden oder eine Auswertung mit KI: Hier entscheidet sich, ob Sie Betreiber oder Anbieter sind.
KI-Richtlinie einführen
Die Geschäftsführung gibt eine Richtlinie frei, alle finden sie im KI-Kompass, auf Wunsch mit Kenntnisnahme.
Hochrisiko-KI im Haus
KI in Personalauswahl, Bildung oder Kreditprüfung: Ab Dezember 2027 gelten Pflichten als Betreiber. OTRIX erkennt das und legt sie als Checkliste an.
Nachfrage von außen
Kunden, Versicherer oder Prüfer fragen, wie Sie mit KI umgehen. Mit OTRIX ist die Antwort dokumentiert.
Einordnung
Passt OTRIX zu Ihrem Unternehmen?
OTRIX passt, wenn …
- KI an mehreren Stellen genutzt wird oder bald genutzt werden soll.
- mehrere Rollen eingebunden werden müssen: Fachbereich, IT, Datenschutz, Geschäftsführung.
- Sie wissen wollen, welche KI-Systeme und Anwendungsfälle es gibt und wer dafür verantwortlich ist.
- Entscheidungen und Nachweise nachvollziehbar sein sollen, z. B. gegenüber Kunden, Prüfern oder dem Betriebsrat.
- Sie die Pflichten aus der KI-Verordnung im Alltag umsetzen wollen, ohne eine eigene Compliance-Abteilung aufzubauen.
- Sie pragmatisch starten möchten. Vorhandene Listen und Richtlinien können der Anfang sein.
OTRIX ist (noch) nicht das Richtige, wenn …
- Sie ein vollständiges Managementsystem zur Zertifizierung nach ISO/IEC 42001 brauchen.Die Erweiterung ist für 2027 geplant.
- Sie eine automatische Erkennung von KI-Nutzung im Netzwerk suchen.OTRIX setzt auf den Gesamtblick des Unternehmens: KI-Register, Anträge, Prüfung, Freigabe und KI-Landkarte. Meldungen über den KI-Kompass sind ein Zugang unter mehreren.
Pilotprogramm 2027
Gestalten Sie OTRIX als Pilotkunde mit.
Januar bis Februar 2027 · eigene OTRIX-Umgebung · persönliche Begleitung durch bepro. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.