So funktioniert OTRIX

Vom ersten „Darf ich?“ bis zur nächsten Überprüfung.

OTRIX begleitet jedes KI-Vorhaben durch einen festen Ablauf: beantragen, nach der KI-Verordnung vorbewerten, Risiken bewerten, prüfen, entscheiden und nachhalten. Freigegebene Anwendungen und ihre Regeln sehen Ihre Mitarbeitenden im KI-Kompass.

Als Pilotkunde bewerben

Alle Funktionen

KI-Kompass: Antwort auf „Darf ich Kundenanfragen übersetzen?“: Ja, mit Übersetzer.

Vorbewertung nach der KI-Verordnung: Empfehlung „Möglicherweise hochriskant“, Freigabe gesperrt bis zur Bestätigung.

Ein Ablauf statt verstreuter ListenAntrag, Prüfung, Entscheidung und Nachweis hängen zusammen.

Einordnung mit FundstelleJede Empfehlung nennt Regel und Artikel der KI-Verordnung.

Jede Entscheidung nachvollziehbarWer, wann, auf welcher Grundlage: mit Begründung und Auflagen.

Der Ablauf

Sechs Schritte, ein gemeinsamer Stand.

Jeder Schritt hat eine klare Zuständigkeit. OTRIX hält fest, was entschieden wurde, und erinnert an das, was noch offen ist.

KI-KompassHier beginnt jeder Antrag, und hier sehen alle das Ergebnis.

1BeantragenAus dem KI-Kompass heraus, geführt in wenigen SchrittenMitarbeitende, Fachbereich
2VorbewertenAcht Prüfschritte der KI-Verordnung, mit Fundstelleregelbasiert, bestätigt durch Prüfer
3Risiken bewertenVorgeschlagene Risiken aus den Angaben, 5 × 5-MatrixRisikoeigner
4PrüfenIT-Sicherheit, Datenschutz und Compliance, mit RückfragenPrüfrollen
5EntscheidenFreigeben, mit Auflagen freigeben oder ablehnenKI-Governance oder Management
6NachhaltenMaßnahmen, Fristen und nächste ÜberprüfungVerantwortliche

Beantragen

Wer handeltMitarbeitende, Fachbereich

Was OTRIX tutDer KI-Kompass zeigt, was schon erlaubt ist. Der geführte Antrag fragt Zweck, Daten, Beteiligte und Ergebnisse ab.

ErgebnisEin vollständiger Antrag, als Version gespeichert.

Vorbewerten

Wer handeltregelbasiert, bestätigt durch einen Prüfer

Was OTRIX tutDas Regelwerk prüft acht Schritte der KI-Verordnung (EU AI Act), stellt Rückfragen bei unklaren Angaben und nennt Fundstellen.

ErgebnisEine Empfehlung mit Hinweisen zu Pflichten.

Risiken bewerten

Wer handeltRisikoeigner

Was OTRIX tutAus den Angaben schlägt OTRIX Risiken vor, jeweils mit Begründung. Übernommene Risiken werden in einer 5 × 5-Matrix bewertet: Eintrittswahrscheinlichkeit × Auswirkung.

ErgebnisBewertete Risiken mit Stufe und Wirkung auf die Freigabe.

Prüfen

Wer handeltIT-Sicherheit, Datenschutz, Compliance

Was OTRIX tutJede Prüfrolle arbeitet im selben Fall. Rückfragen laufen direkt am Antrag.

ErgebnisEin dokumentierter Prüfbeitrag je Rolle.

Entscheiden

Wer handeltKI-Governance oder Management

Was OTRIX tutOTRIX zeigt, wer entscheiden darf, und sperrt die Freigabe bei ungeklärten Verbotshinweisen. Bei Hochrisiko-KI legt OTRIX die Pflichten als Betreiber an.

ErgebnisFreigabe, Freigabe mit Auflagen oder Ablehnung, jeweils mit Begründung.

Nachhalten

Wer handeltVerantwortliche

Was OTRIX tutMaßnahmen und Aufgaben mit Fristen, Erinnerungen und die nächste Überprüfung nach der Freigabe.

ErgebnisErledigte Maßnahmen, ein nächster Prüftermin, ein aktueller KI-Kompass.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Eine Mitarbeiterin aus dem Vertrieb möchte Angebote mit KI vorformulieren.

Sie möchte Angebotstexte mit einem KI-Textassistenten vorbereiten, auch mit Kundendaten. So läuft das Vorhaben durch OTRIX, bis feststeht, unter welchen Auflagen sie das darf.

KI-Kompass: Die Mitarbeiterin sucht, was erlaubt ist.

KI-Kompass: Über „Einsatz beantragen“ beginnt der Antrag.

Schritt 1

Nachsehen im KI-Kompass

Der Textassistent ist „mit Einschränkungen“ erlaubt, Kundendaten sind noch nicht freigegeben. Sie klickt auf „Einsatz beantragen“.

Schritt 2

Antrag stellen

Der Antrag fragt Zweck, Daten, Nutzergruppen und Ergebnisse ab. Das Tool ist schon vorbelegt.

Schritt 3

Regelbasiert vorbewerten

OTRIX ordnet ein: Das Unternehmen ist Betreiber, es gibt keinen Hinweis auf Hochrisiko. Dazu kommen Hinweise zur KI-Kompetenz und zum genutzten Sprachmodell.

Schritt 4

Risiko bewerten

Aus den Angaben schlägt OTRIX ein Risiko zu vertraulichen Kundendaten vor. Die Risikoeignerin übernimmt den Hinweis und bewertet ihn in der Matrix: Stufe Niedrig.

Schritt 5

Prüfen und entscheiden

Der Datenschutz stellt eine Rückfrage, die Mitarbeiterin antwortet. Die KI-Governance gibt mit Auflagen frei: nur mit dem Firmenkonto, Kundendaten nur in freigegebenen Vorlagen. Bei Hochrisiko-KI oder hohen Risiken läge die Entscheidung beim Management.

Schritt 6

Ergebnis für alle sichtbar

Die Mitarbeiterin wird benachrichtigt, der KI-Kompass zeigt die Regeln für alle, und die nächste Überprüfung ist terminiert.

Zweites Beispiel: Bewerbungen nach Eignung vorsortieren

Auch wenn am Ende ein Mensch entscheidet: Sortiert eine KI Bewerbungen nach Eignung, gilt sie als Hochrisiko-KI nach Anhang III Nr. 4 der KI-Verordnung. Die Vorbewertung erkennt das und fragt nach, ob die KI persönliche Eigenschaften bewertet. Dann liegt Profiling vor, und die Ausnahme nach Art. 6 Abs. 3 scheidet aus.

Entscheiden muss das Management. Nach der Bestätigung der Einordnung legt OTRIX die Pflichten als Betreiber (ab 02.12.2027) als Checkliste an.

Klare Befugnisse

Der Mensch entscheidet.
Mit klaren Regeln.

OTRIX bereitet Entscheidungen vor und macht sie nachvollziehbar. Wer entscheiden darf, ist festgelegt und wird nicht im Einzelfall verhandelt.

Prüfer zentral festgelegt

Antragstellende wählen ihre Prüfer nicht selbst. Die Zuständigkeit legt Ihre Organisation einmal fest.

Sperre bei Verbotshinweisen

Hinweise auf verbotene Praktiken sperren die Freigabe, bis sie mit Begründung geklärt sind.

Management bei hohen Risiken

Bei Hochrisiko-KI und hohen Risiken entscheidet das Management.

Entscheidungen nachvollziehbar

Wer wann auf welcher Version mit welcher Begründung und welchen Auflagen entschieden hat. Spätere Änderungen bleiben dem Vorgang zugeordnet.

Risiken und Maßnahmen

Rechtliche Einstufung und betriebliches Risiko, getrennt bewertet.

Ein Vorhaben ohne Hochrisiko-Einstufung kann betrieblich trotzdem riskant sein, und umgekehrt. OTRIX hält beides auseinander: die Einordnung nach der KI-Verordnung auf der einen Seite, die Risikobewertung in Anlehnung an ISO 31000 auf der anderen.

Vorgeschlagene Risiken mit Begründung: übernehmen oder verwerfen
Bewertung in der 5 × 5-Matrix: Eintrittswahrscheinlichkeit × Auswirkung
Behandlungsplan, Maßnahmen und Restrisiko
Akzeptanz von Restrisiken nur durch Befugte

Vorgeschlagenes Risiko „Betroffene erkennen nicht, dass sie mit KI interagieren“ mit Begründung aus Regel R-14 und den Aktionen Verwerfen und Übernehmen. — Risikostufe = Eintrittswahrscheinlichkeit × Auswirkung, je 1 bis 5.

Risikomatrix 5 × 5 mit Stufen Niedrig bis Kritisch und der Befugnis zur Akzeptanz je Stufe. — Risikostufe = Eintrittswahrscheinlichkeit × Auswirkung, je 1 bis 5.

Für die Geschäftsführung

Überblick, Richtlinie und Bilanz.

Die Steuerungsübersicht zeigt nur, was Aufmerksamkeit braucht: Überfälliges, Fälle ohne Prüfer, Entscheidungen beim Management. Im Bereich Führung liegen KI-Richtlinie, Managementbewertung und Nachweismappe.

KI-Richtlinie vorlegen, freigeben und Kenntnisnahmen sehen
Managementbewertung mit Bericht aus Ihren Daten
Nachweismappe als Druckansicht für einen frei wählbaren Zeitraum
Entscheidungen und Folgeaufgaben direkt bei den Zuständigen

Steuerungsübersicht, Sicht Management: offene Entscheidung, Hochrisiko-KI-System, Fälle mit hohem Risiko und die Entscheidungen der letzten 30 Tage.